סוף עידן המייל

מה יבוא במקום האי-מייל, ההופך מכלי פרודוקטיבי לסתם מטרד
X זמן קריאה משוער: 4 דקות

"אי-מייל, למה צריכים את הדבר הזה בכלל?" את המילים האלה שמעתי לאחרונה לא מסבתי (לה דווקא יש מייל), אלא מסטודנטית כבת 20 שהתרעמה על המרצה שלה (אני, במקרה) שביקש ממנה בשנת הלימודים האחרונה להגיש את כל העבודות במייל. פתאום הרגשתי זקן כי זה הזכיר לי את האופן בו אני רוטן כשמשרדים מבקשים ממני לשלוח להם פקס, בטח כפי שהם היו רוטנים אילו היו מבקשים מהם לשלוח טלגרף או יונת דואר.

הערתה על המייל גרמה לי לחשוב שאכן, במובנים רבים המייל של היום הוא הפקס של אתמול. הדואר האלקטרוני התבסס בהתחלה על הפלטפורמה של המכתב ולכן הוא זכה להצלחה כמעט מידית: מי לא רוצה מכתב שמגיע לכל מקום בעולם באופן מידי ובחינם? אבל כפי ששיחת טלפון היא כיום פיצ'ר אגבי בסמארטפון, כך גם כתיבת המכתב נעשתה כמעט חסרת חשיבות בסך מכלול השימושים בדואר האלקטרוני. אלא שעם הזמן, קמו שירותים ואפליקציות שכיום מחליפים את רוב השימושים במייל. למשל, בשנותיו הראשונות של המייל התלהבנו מהאפשרות לשתף תמונות, מוסיקה ותוכן ויראלי ושיווקי, אבל הרשתות החברתיות כבר מזמן השתלטו על המשבצת הזו; בהתחלה מצאנו במייל גם מקום אחסון והתחלנו לשלוח לעצמנו את כל תיקיית "המסמכים שלי", אבל שירותי גיבוי בענן כיום מייתרים אפשרות זו; עבדנו במשותף על מסמכים ששלחנו זה לזה במייל ותיאמנו אירועים וזמנים, אך גוגל דוקס וקלנדר (בין השאר), פתרו אותנו מפינג-פונג המיילים המתיש הזה.

יש אולי רק תחום אחד, אליו הסטודנטית שלי פחות נחשפה, בו אחיזתו של המייל עדיין דומיננטית ביותר וקשה לדמיין אותו בלעדיו: עולם העבודה. אך נדמה שגם שם אנו כבר זקוקים לאלטרנטיבה, משום שעל פי רוב, מדובר במטרד מעצבן יותר מאשר כלי פרודוקטיבי. אחת הסיבות שמייל הוא פלטפורמה מרגיזה בעבודה, היא משום שבדומה למכתב, הקונבנציות של המייל מייצרות את ציפייה למענה. ואכן, קצת מעליב לא לקבל שום תגובה על מייל, במיוחד אם השקעתם בו ושאלתם שאלות כמו "מה שלומך, איך היה בחופש?", ובמיוחד אם הוספתם גם איזו הלצה שללא מענה, תשאר תלויה באוויר, מיובשת ואומללה. אבל עבור מי שמקבל מיילים רבים כאלה, מדובר בשיעורי בית מעצבנים ובזבוז זמן משווע.

בסרטון משעשע שעלה לאחרונה באטלנטיק, מציע העורך ג'יימס המבלין שלכל מקבל מייל תהיה האפשרות ללחוץ על כפתור "cool" (או "מגניב", המקביל ל"לייק" בפייסבוק). כותב המייל שיקבל "cool", יפרש את המענה בהתאם לתשובה תלוית ההקשר שהוא מצפה לקבל: "קיבלתי, תודה", "אוקיי, זה בטיפול", "הצעה נחמדה", "אחזור אליך עם תגובה מפורטת בקרוב" וכיו"ב.

הצרה עם מייל כיום היא, שבדרך כלל לא ניתן להסתפק בתשובות כאלה קצרות, במיוחד אם השולח השקיע בניסוח המייל. מענה בשתי מילים ("הצעה נחמדה") עלול להתפרש כקמצנות, חוצפה או גרוע יותר, לגרור פרשנות יתר (למה הוא מתכוון כשהוא אומר "נחמדה"?!).

כאשר מדובר בעובדים שיחסי העבודה ביניהם פחות רשמיים, הבעיה היא הפוכה: במקום להשקיע במייל, הדואר האלקטרוני הופך לתוכנת מסרים מידיים (כמו וואטסאפ, למשל), אלא שבניגוד אליה, כל התכתבות נמשכת נצח. שאלה קצרה במייל גוררת תשובה סתומה או בלתי מספקת, שמצריכה מייל נוסף, עיקש ומפורט יותר. לפעמים זה נמשך כך חצי שעה ברוטו. במקרה היותר גרוע, אי-הבנות גוררות וויכוח אינסופי עם מכותבים שחלקם לא רלוונטיים בכלל לדיון, וקולגות שהמילה האחרונה חייבת להיות שלהם.

הסיבה העיקרית לתסבוכת הזו היא, שביחסי עבודה בלתי רשמיים, כשלרשותנו כלי זמין, מידי וחינמי לשליחת כמה מיילים שנרצה, לאיש אין מוטיבציה להשקיע את המאמץ הדרוש בניסוח מסר קוהרנטי וקולע. אלא שזה לא ממש "חינמי", אם בוחנים כמה זמן הכלי הזה גוזל. לפי נתוני מקינזי, "עובדי ידע" (עובדים שידע וחשיבה הם עיקר עיסוקם, כמו מהנדסים, ארכיטקטים, מדענים, עיתונאים, עו"ד, מורים ועוד) משקיעים 28% מזמן העבודה שלהם בדוא"ל, וזאת בלי חישוב הזמן שלוקח להם לחזור לריכוז בעבודה עצמה אחרי כל מייל.

לכן, במקרים בהם אי אפשר להסתפק בכפתור ה- "cool", דרוש לנו כלי נוסף כדי לייעל את הדוא"ל. העורך והסופר אדם בריינט הכותב טור לניו-יורק טיימס בנושאי מנהיגות וניהול, טוען ששיטה אפקטיבית בארגונים רבים היא פשוט להנחות את העובדים להגביל את חילופי המיילים לשני סבבים בלבד: מייל ראשון (שאלה, בקשה, הערה...), מענה ראשון (פירוט, בקשת הבהרה...), מייל שני ואז מענה אחרון. אם אחרי שני סבבים צריך להמשיך לדון באותו נושא, בריינט ממליץ לעבור לסקייפ, להרים את הטלפון או לחצות את המסדרון.

בעיקרון, את הצעתו של בריינט להגביל את חילופי המיילים לשני סבבים בלבד, אפשר להפוך לפיצ'ר קבוע ב"מייל העבודה", פלטפורמה שתהיה נפרדת מזו של המייל הרגיל, האישי. כלומר, מייל העבודה לא יאפשר לאיש לענות פעם שלישית וכדי לכתוב לאותו אדם שוב, צריך יהיה לפתוח מייל בנושא חדש. תוצר לוואי של ההגבלה הזו עשוי להיות, שבמקרים בהם כפתור ה"cool" אינו מספק, קולגות יתאמצו יותר בניסוח דבריהם באופן ממוקד ומדויק. ומה לגבי המייל הרגיל האישי שימשיך לחקות את פורמט המכתב המסורתי, זה שיציע גיליון נקי לחיבורים מתמשכים ללא קיצורי דרך וכפתורי לייק וקוּל? הוא יישאר עבור המעטים מביננו שעוד כותבים מכתבים זה לזה.

מחשבה זו התפרסמה באלכסון ב
§ מחשבה |
- דימוי שעריונת דואר. איור: קרולין


תגובות פייסבוק

> הוספת תגובה

9 תגובות על סוף עידן המייל

01
יובל

ההצעה של העורך מהאטלנטיק היא למעשה אפליקציית yo לאימייל. אבל בעוד ששם המדיום מאפשר הבנה בין הצדדים (בדרך כלל על סמך תיאום מוקדם מה כוונת ה-yo), באימייל, כמו שכתבת, מענה מקוצר באמוטיקון או בשתי מילים עלול להוביל לתגובה מבולבלת בצד השני.

וגם: תופעת הלוואי של תכתובות אימיילים מתמשכות היא להוביל ל-getting things done. אם צריך להשיב למייל שיש בו משימה, כבר עדיף להמתין עם המענה, לעשות את הדבר, ורק אז להשיב (והרי תחושת ה-zero inbox בעבודה היא ניצחון קטן של מעמד הפועל המודרני).

מקומות עבודה קטנים מוצאים תחליפים לתקשורת מיילית, כמו לוחות עבודה משותפים (asana, trello), שלאט-לאט מחליפים את המייל. הוא הופך להיות ערוץ התקשורת החוץ-ארגונית.

דרך נוספת להשמיש את המייל היא אולי להעניק לו מימדים נוספים. כמו שבוואטסאפ אפשר להקליט משפטים קוליים קצרים ולוותר על הכתיבה, העתקה של האפיק הזה למייל יהיה שימושי למדי וחסכני בזמן. הוספת קול/וידאו יקצרו את זמן התגובה.

    02
    בר חיון

    תודה על ההערות המחכימות, יובל.
    בנוגע להערתך הראשונה, הצעת האטלנטיק היא בהחלט ברוח אפליקציית yo, אך תיאום מראש לא נראה לי נחוץ. השימוש ב- yo/cool הוא ממילא תלוי הקשר והאדם ששלח את המייל מצפה לתשובה מסוג מסויים. בכפתור yo/cool מובנה אין שום מרחב תמרון לביטוי עצמי, ולכן הוא לא יתקבל במפח נפש כי שני הצדדים יודעים שזה כל מה שיש: yo/cool. זאת בניגוד לאמוטיקון או שתי מילים ("אוף למה דווקא שתי מילים ולא שורה?" "למה דווקא האמוטיקון הזה ולא אחר?"). נראה לי שכאשר אין חופש בחירה בסוג הביטוי המקוצר, הצד השני מקבל את המסר הפשוט תלוי ההקשר. ואפילו אם אתה שואל שאלה קונקרטית ומקבל רק yo/cool, אתה יודע שהצד השני רוצה שתדע שהוא קיבל את המייל ולכן הוא עשוי לענות לך בהמשך. זה חוסך המון בלבולי מוח.

    ובמקרים בהם yo/cool לא מספק אז מנסחים מייל. אבל אם כולם יודעים שהתכתובת מוגבלת מראש במערכת, אז סבירה יותר הצעתך להמתין עם המענה לאחר ביצוע. כי אתה יודע שאין לך הזדמנות להתקשקש הרבה.

    וכן, לוחות עבודה משותפים חוסכים מלא מיילים וייתכן שאתה צודק והם אלה שיחליפו את המייל בעבודה.

04
יובל

(והנה אני רוצה ללחוץ על איזה yo/cool כדי לסמן שקראתי ונעמה לי הקריאה והשיחה. ואין. אבל מישהו מקדים אותי ומראה שבעצם יש, פתרון low-tech, שאינו מחייב התפיידות לשתיקה)

אני חושב שהמייל הוא כלי מצוין לתקשורת בסיסית בין אנשים דווקא פחות מכירים טוב אחד את השני. אתה צודק שתקשורת עם עובד או מישהו מוכר צריכה להעשות בעיקר פנים אל פנים או בטלפון אבל המייל מאפשר נגישות בלתי אמצעית לאנשים שאני לא מכיר בכלל ויכול לשאול אותם שאלה או לבקש מהם משהו. הוא גם כלי מצוין להעברת מידע כללי להרבה אנשים בלי שיהיה צורך בתגובה של כל אדם ספציפי בדמות רשימות הדיוור למיניהן. הבעייה היא שהוא מייצר גם הרבה זבל וקשה לפעמים לסנן אותו.

06
נפתלי

קיימות כיום תוכנות המאפשרות תקשורת בארגון בסגנון פייסבוק.
זה טוב למשל להודיע לקבוצה בארגון "לא לשכוח את הפגישה ב15:00" (לדוגמה יאמר)
אבל אם מבקשים התייחסות לטקסט ארוך (כלומר מכתב) המייל מעצם הגדרתו כדואר אלקטרוני הוא האפשרות המועדפת.

כתבה מצויינת. אני בהחלט חווה את הבעיה הזאת באופן יומיומי, והסיבה המרכזית היא שרוב המיילים שלי הם חיצוניים.

כאשר אני מעוניין לעדכן את הצד השני בפרוייקט זה או אחר אני מנסה כמה שיותר לצמצם את המייל במידע רשום ומספר מצומצם של מסמכים.

הסיבה נעוצה ב"עצלנות הטבעית" של הצד השני לעבור על מסה של חומר.

לכן עברתי לוואטסאפ , רק צריך לוודא שהצד השני "מאשר" ולא נעלב מהשדרוג...